Personvernerklæring for AVA Eiendom AS

Som følge av din eller din arbeidsgivers kontakt med AVA Eiendom AS (heretter kalt «AVA» eller «vi/oss») vil det i visse tilfeller være nødvendig for AVA å behandle enkelte personopplysninger om deg.

Denne personvernerklæringen gir informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg behandles av oss.

Personvern er viktig for AVA og vi er derfor opptatt av å verne om dine personopplysninger. All behandling av personopplysninger hos AVA følger den til enhver tid gjeldende personopplysningslov, herunder EUs personvernforordning («GDPR»).

Behandlingsansvarlig

AVA Eiendom AS, ved daglig leder er behandlingsansvarlig for de opplysningene som behandles av AVA.

Vår kontaktinformasjon er:

  • Adresse: AVA Eiendom AS, Kinoveien 3A, 1337 Sandvika
  • E-post: firmapost@ava.no
  • Telefon: 66 850 850
  • Organisasjonsnummer: 964 040 133

Vår behandling av personopplysninger

I forbindelse med vår forvaltning og utvikling av næringseiendommer kan vi komme i kontakt med deg fordi du arbeider hos en som er leietaker i et bygg vi drifter, en av våre samarbeidspartnere eller leverandører. I denne sammenheng kan det bli nødvendig å behandle enkelte av dine personopplysninger.

AVA behandler personopplysninger til følgende hovedformål:

  • Drifte AVA sin utleie av næringseiendommer.
  • Gjennomføre kundetilfredshetsundersøkelser.
  • Behandle jobbsøknader.

 

Vi behandler ikke personopplysninger om deg for andre formål enn det som listes ovenfor. Dersom vi ønsker å behandle dine personopplysninger for andre formål vil du bli uttrykkelig informert om dette i forkant.

Personopplysningene vi behandler om deg er dine kontaktopplysninger, herunder ditt navn, din e-post-adresse, telefonnummer, arbeidsgiver/firma, hvilke av AVA sine bygninger du er tilknyttet og andre eventuelle opplysninger som framkommer av din kommunikasjon med oss, herunder informasjon i jobbsøknader.

Enkelte av personopplysningene vi samler inn om deg, samler vi inn fra selskapet som står oppført som eier av bygget du er tilknyttet fordi din arbeidsgiver for eksempel leier bygget. Dette vil typisk være dine kontaktopplysninger dersom disse fremkommer av kontakten eller leiekontrakten med eierselskapet av bygget.

I de tilfeller du tar direkte kontakt med oss, innhenter vi opplysningene direkte fra deg.

Vi samler ikke inn følgende personopplysninger: Særlige kategorier av personopplysninger, herunder rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, opplysninger om straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold eller opplysninger om fagforeningstilhørighet.

Behandlingsgrunnlag

  1. Drift av AVAs utleievirksomhet

Behandlingsgrunnlaget for vår behandling av dine opplysninger i forbindelse med vår forvaltning av næringseiendommer er AVAs berettigede interesse. Det er vår vurdering at vi har en berettiget interesse av å behandle dine personopplysninger for å kunne utføre oppgaver knyttet til vår virksomhet, herunder samarbeide med selskapet du er tilknyttet.

  1. Gjennomføring av kundetilfredshetsundersøkelser

For gjennomføring av kundetilfredshetsundersøkelsene er behandlingsgrunnlaget ditt samtykke til å delta. Vi vil innhente ditt samtykke via telefon i forkant av kundetilfredshetsundersøkelsene. Ettersom kundetilfredshetsundersøkelsen gjennomføres for å sikre fornøyde kunder og bedre vår service, har vi etter vår vurdering en berettiget interesse i å kontakte deg via telefon for å kunne innhente ditt samtykke.

  • Jobbsøknader

Dersom du søker jobb hos oss er grunnlaget for behandlingen av personopplysninger din jobbsøknad og at behandlingen er nødvendig for å kunne inngå en eventuell avtale om fast eller midlertidig ansettelse med deg. Dersom du ikke får jobb eller selv avslår et jobbtilbud, vil vi kun fortsette å lagre dine personopplysninger dersom du eksplisitt har samtykket til dette.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Eksempelvis vil dine personopplysninger slettes dersom selskapet du er tilknyttet ikke lenger er leietaker i et bygg vi drifter.

Hvis behandlingen av dine personopplysninger er basert på samtykke, vil vi slette dine personopplysninger dersom ditt samtykke trekkes tilbake.

Dine personopplysninger vil imidlertid ikke bli slettet dersom det foreligger en gyldig grunn til å oppbevare dine personopplysninger lengre. I så fall vil personopplysningene ikke bli slettet før denne grunnen opphører. En gyldig grunn kan være at vi er forpliktet etter lov til å fortsatt lagre personopplysningene dine, eller dersom det er nødvendig for å forsvare eller ivareta et rettskrav. Lovfestede plikter til å lagre personopplysninger følger blant annet av bokføringsloven.

Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, og du har rett til å få opplysningene slettet.

Får andre tilgang til dine personopplysninger?

  1. Databehandlere

Vi benytter underleverandører (databehandlere) for å behandle dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen av personopplysningene. For å sikre en forsvarlig og sikker bruk av databehandlere har vi inngått databehandleravtaler med alle våre databehandlere.

  1. Tredjeparter som er behandlingsansvarlig

Ved ubetalte fordringer vil personopplysninger bli oversendt til inkassoselskaper, og ved eventuelle tvister eller andre juridiske prosesser kan dine personopplysninger bli delt med våre rådgivere.

I den grad det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser vil vi dele dine personopplysninger med relevante offentlige myndigheter.

  • Tredjeparter utenfor EØS

Vi overfører ikke dine personopplysninger utenfor EØS.

Informasjonssikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang og samtlige ansatte som behandler dine personopplysninger er underlagt taushetsplikt.

Hvor oppbevares dine personopplysninger?

Personopplysninger som behandles av AVA lagres på servere plassert i våre egne kontorer i Norge. Vi lagrer ikke personopplysninger i land utenfor EU/EØS.

Rettigheter

Du har rett til innsyn i, og korrigering eller sletting av personopplysninger og begrensning av behandling som gjelder deg selv. Under visse forutsetninger har du også rett til å protestere mot behandlingen, samt rett til dataportabilitet.

Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på samtykke, har du når som helst rett til å trekke tilbake dette samtykket. Dette gjør du ved å kontakte oss på firmapost@ava.no.

Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger vil vi slette dette innen 30 virkedager etter å ha mottatt din forespørsel, så fremt vi ikke har en lovfestet plikt eller annet gyldig grunnlag for å fortsatt lagre dine personopplysninger. Dersom vi ikke har plikt til å slette dine personopplysninger vil vi skriftlig informere deg om vårt grunnlag for å fortsatt lagre personopplysningene.

For å gjøre gjeldende en rettighet, eller ved spørsmål, innsigelser eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg, kan du kontakte: firmapost@ava.no eller eventuelt per post til AVA Eiendom AS, Kinoveien 3A, 1337 Sandvika.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no).

Endringer

Dersom vi foretar endringer i denne personvernerklæringen, vil en oppdatert versjon av denne erklæringen bli publisert på vår nettside. Vi anbefaler deg å sjekke våre nettsider jevnlig for oppdateringer i denne erklæringen.